Когда проводить инвентаризацию
Напомним, что российское законодательство определяет следующие ситуации обязательного проведения инвентаризации в магазине:
• передача имущества организации в аренду, при выкупе или продаже;
• составление годовой бухгалтерской отчетности;
• смена материально-ответственных лиц
• установление фактов хищения и порчи товаров;
• стихийные бедствия, пожар или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• ликвидация (или реорганизация) организации.
Также проводить инвентаризацию можно в любое иное время, когда вы считаете, что пришла пора пересчитать реальные остатки.
Как сделать инвентаризацию в 1С
Если у вас в магазине стоит товароучетная программа 1С Управление торговлей 8 (или вы используете 1С Розница 8), то необходимо подготовить ее к проведению инвентаризации. Что нужно предпринять? Закрываем период, убираем отрицательные остатки по складам и восстанавливаем последовательность.
Если у вас в магазине стоит программа 1С Управление торговлей 8 ред. 11, то инвентаризация будет оформлена следующим образом:
1. Создаем документ «Распоряжение на инвентаризацию» (выбираем склад, где будет проводится инвентаризация и период проведения).
2. Создаем документ «Пересчет товаров» в 1С («Распоряжение на инвентаризацию» добавится автоматически).
3. Заполняем табличную часть документа необходимыми товарами.
4. После пересчета заполним колонку «Факт»
5. Что делать если при инвентаризации обнаружены излишки или недостачи? Необходимо на основании имеющегося документа «Распоряжения на инвентаризацию» создать документы «Списание недостач товара» и «Оприходование излишков товара».
В программе 1С Управление торговлей 8 ред. 10.3 инвентаризация остатков делается по следующему алгоритму:
1. Создаем документ «Инвентаризация». В документе указываем организацию, по которой будет проводиться инвентаризация и нужный склад.
2. Заполняем в документе табличную часть товарами, подлежащими пересчету.
3. Колонка «Количество» заполняется вручную (или загружается с ТСД). Колонка «Отклонение» покажет расхождения с данными учетной системы.
4. На основании документа «Инвентаризация» в случае необходимости нужно создать документы «Списание товаров» (недостача) и «Оприходование товаров» (излишки).
Как сделать инвентаризацию в 1С Розница 8:
1. Создаем документ «Приказ на пересчет товаров».
2. Заполняем в нем все необходимые поля: организация, магазин, выбираем склад, период проведения, выбираем определенный товар или группы товара.
3. Затем на основании документа «Приказ на пересчет товаров» создаем документ «Пересчет товаров».
4. Учетное количество товара будет заполнено автоматически.
5. Фактическое количество товара вносим вручную после пересчета (или же загружаем с ТСД).
6. Колонка «Отклонение» заполнится автоматически и покажет расхождения.
7. При расхождениях необходимо на основании этого документа ввести документы «Списание товаров» и «Оприходование товаров».
Организационный момент
1. Выбираем наиболее удобное время для проведения инвентаризации в магазине. Некоторые магазины закрываются на период проведения учета. Некоторые магазины проводят инвентаризацию по ночам. Если товара в магазине не много и пересчет не займет много времени, можно выбрать время, когда покупателей у вас меньше всего.
2. Выбрать ответственных сотрудников за проведение инвентаризации сотрудников.
Проводить инвентаризацию силами продавцов не лучшая идея. В комиссии, проводящей инвентаризацию, должны быть материально-ответственное лицо и бухгалтер организации. Если их нет, то сам руководитель проводит инвентаризацию.
Пересчет товара
Если в магазине внедрена система автоматизации и товар имеет штрих-код, то пересчет сводится к сканированию штрих-кода с помощью терминала сбора данных или сканера. После сканирования штрих-кодов с группы товаров эти данные выгружаются в 1С. Если магазин работает без автоматизации пересчет идет вручную. Товар считается по количеству, параллельно проверяется его комплектность и товарный вид.
Что может смущать при анализе инвентаризации?
Смущать могут слишком «красивые» итоги инвентаризации, когда практически нет расхождений между данными товароучетной системы и фактическим наличием товара. Можно допустить, что сотрудники намеренно подогнали результаты под данные 1С. Могут быть точные результаты инвентаризации той группы товаров, по которым чаще всего бывают хищения. Для внесения ясности можно провести контрольную инвентаризацию по отдельным группам товаров, достоверность подсчета которых вызывает сомнения. Сделать проведение инвентаризации проще и точнее может специальное устройство — терминал сбора данных. Как выбрать терминал для инвентаризации можно узнать в статье «Зачем в небольшом магазине терминал сбора данных?»
