1. Нормативный контекст и общие принципы работы с ЭПД
С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.02.2025, устанавливающий обязательный электронный формат для ключевых перевозочных документов во всех отраслях. В перечень обязательных к применению входят:
— Заявка (заказ) на перевозку.
— Транспортная накладная.
— Расписка экспедитора и складская расписка.
— Путевой лист (строго обязателен для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции).
— Сопроводительная ведомость, поручение экспедитору, договор фрахтования и заказ-наряд.
Важно понимать: требование касается не только логистических операций. Даже разовая покупка товаров для офиса с 01.09.2026 требует оформления транспортной накладной исключительно через ЭДО.
Участники обмена данными:
Основные: отправитель груза, перевозчик, получатель груза.
Дополнительные: водитель, экспедитор, медработники (для путевых листов), специалисты техосмотра, фрахтователь/фрахтовщик.
Иные получатели (для ознакомления): страховые компании, заказчик перевозки (если отправитель выступает как экспедитор).
2. Порядок работы с электронными документами
2.1 Формирование предварительной заявки на перевозку
Электронная заявка (ЭЗ) — это документ планирования, который создается до начала перевозки. В нем фиксируются намерения сторон, но не содержатся финальные финансовые показатели.
Важно различать:
— Заявка формируется, если между сторонами заключен договор об организации перевозки.
— Заказ используется при отсутствии такого договора.
Обмен: происходит между отправителем и перевозчиком.
Действия отправителя: В системе заполняются все значимые параметры будущей перевозки: данные об участниках, маршрут, характеристики груза, реквизиты договора (при его наличии).
Действия перевозчика: Получив заявку, перевозчик либо подтверждает ее, либо направляет мотивированный отказ. При согласии сотрудник перевозчика вносит в документ данные о транспортном средстве, водителе и согласованной стоимости услуг.
С 01.09.2026 наличие ЭЗ является обязательным условием для оформления электронной транспортной накладной. До этой даты допускается исключение.
2.2 Основной перевозочный документ (ЭТН)
Электронная транспортная накладная (ЭТН) — это юридически значимый документ, фиксирующий факт заключения договора перевозки.
Предварительные настройки: Для работы с ЭТН необходимо:
1. Активировать функционал электронных перевозочных документов в программе 1С.
2. Настроить квалифицированную электронную подпись (КЭП).
3. Отправить приглашения контрагентам для обмена документами.
Структура документа (титулы):
Обязательные титулы:
— Титул 1 (оформление) — заполняет отправитель.
— Титул 2 (погрузка) — заполняет перевозчик.
— Титул 3 (приемка) — заполняет получатель.
— Титул 4 (разгрузка) — заполняет перевозчик.
Дополнительные (по ситуации):
— Титулы 5–6 (отражение и подтверждение стоимости перевозки).
— Титул 7 (переадресация).
— Титул 8 (замена водителя или ТС).
2.2.1 Типовой алгоритм заполнения ЭПД
Шаг 1. Отправитель
Пользователь создает новый документ ЭТН и в Титуле 1 указывает полную информацию: участники, условия договора, данные водителя, автомобиля, груза и прилагаемые документы. После заполнения титул подписывается КЭП и через оператора ЭДО направляется в ГИС ЭПД, откуда поступает перевозчику.
Шаг 2. Перевозчик
В Титуле 2 специалист сверяет фактические данные на момент загрузки с информацией из Титула 1. При выявлении расхождений или замечаний он фиксирует их в документе. После подписания этого титула данные уходят отправителю и получателю, а водитель получает разрешение на начало движения.
Шаг 3. Получатель
При приемке груза получатель оформляет Титул 3, внося:
— фактическое количество и состояние груза;
— время прибытия и убытия (план/факт);
— сведения о составленных актах о расхождении (если есть).
Шаг 4. Перевозчик
Завершающий этап — Титул 4, где перевозчик подтверждает выдачу груза. При необходимости он может указать свои замечания к информации получателя. После подписания этого титула документооборот по накладной считается завершенным.
2.2.2 Создание ЭТН на основе документа «Реализация»
Для удобства ЭТН можно сформировать прямо из документа «Реализация (акт, накладная, УПД)».
Способы запуска:
1. Через кнопку «ЭДО» выбрать команду «Создать электронную транспортную накладную».
2. Перейти по активной ссылке «Создать документ» внутри карточки реализации.
При создании система автоматически перенесет в Титул 1 все базовые данные: отправителя, получателя, адрес доставки, состав груза и сведения о перевозчике. Отправителю останется только дополнить недостающую информацию и подписать документ. Дальнейший порядок действий полностью повторяет типовой алгоритм.
2.2.3 Создание ЭТН на основе предварительной заявки
Данный способ доступен после того, как заявка (ЭЗ) будет подписана обеими сторонами.
Для создания ЭТН отправитель переходит из карточки подписанной заявки по соответствующей команде. При этом большая часть полей в новом документе (реквизиты сторон, груза, маршрута) заполнится автоматически.
Задача отправителя — внести недостающие данные о получателе, условиях приема груза перевозчиком и, при необходимости, дополнительную информацию. После завершения заполнения и подписания Титула 1 процесс идет по стандартному сценарию.
2.2.4 Особенности оформления при участии экспедитора
Вариант А. Экспедитор выступает как грузоотправитель
В этом случае документооборот выстраивается так:
1. Заключается договор транспортной экспедиции между клиентом и экспедитором.
2. Клиент выдает экспедитору поручение на организацию перевозки.
3. При получении груза экспедитор оформляет экспедиторскую расписку.
4. Для привлечения стороннего перевозчика экспедитор оформляет ЭТН.
В Титуле 1 необходимо установить флаг «Грузоотправитель является экспедитором» и в поле «Заказчик» указать организацию-клиента по договору ТЭУ. Все остальные шаги — по стандартному алгоритму.
Вариант Б. Экспедитор является перевозчиком
— Если экспедитор не принимал груз в свое владение, ЭТН оформляется по стандартной схеме, где отправитель — клиент, а перевозчик — экспедитор.
— Если экспедитор принимает груз и перевозит его своим транспортом, ЭТН не оформляется. Вместо этого используется путевой лист.