Онлайн-касса для ЖКХ

Онлайн-касса для ЖКХ: когда она необходима?

3 июля 2018 года ФЗ № 192-ФЗ были внесены изменения в ФЗ № 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники, где отдельной строкой прописаны жилищно-коммунальные услуги и взносы на капитальный ремонт. Согласно этим изменениям, до 1 июля 2019 года управляющие организации, ТСЖ, ЖСК и ТСН должны установить онлайн-кассы. Неважно, как собственник жилья вносит квартплату — наличными или по безналу. Организация формирует кассовый чек на каждый платеж, передает информацию о платежах в налоговую и отправляет клиентам электронные чеки. Повторим, не важно как плательщик будет вносить платеж — через терминал, банк, интернет-ресурс или мобильное приложение — чек ему нужно пробить и отправить обязательно.

Управляющие организации, ТСЖ, ЖСК и ТСН устанавливают онлайн-кассы до 1 июля 2019 года в обязательном порядке.

Закон предписывает обязательство по выдаче чеков при наличных и безналичных платежах. За проведение платежа без онлайн-кассы с 1 июля предусмотрены штрафы для компаний от 30 000 рублей.

Даже если вы принимаете платежи через банк, чек необходимо выбить плательщику на онлайн-кассе. Банки выдают чек-ордер, а не кассовый чек, они просто подтверждают, что получен платеж. Сами банки не обязаны использовать  онлайн-кассы. Кассовый чек, который вы направите плательщику, будет содержать услуги по статьям, с указанием стоимости и ставки налога. Чек-ордер таких данных не имеет.

Каким образом передать чек плательщику? По закону необходимо отправить электронный чек отправляют на номер мобильного телефона или адрес электронной почты. Это возможно только тогда, когда у вас в базе есть такая контактная информация. Если возможности отправить чек нет, то его следует передать плательщику по его запросу.

Единственным исключением, когда УК, ТСЖ, ЖСК и ТСН могут смело не применять онлайн-кассу, является заключение агентского договора с расчетным центром по приему денежных средств с населения (расчетно-кассовые центры, ЕРЦ, РКЦ). В такой ситуации онлайн-кассу обязан применять такой расчетно-кассовый центр, он же выдает плательщику чек. Но если РКЦ принимает платежи от населения с помощью банковских карт при их предъявлении плательщиком, то применение онлайн-кассы и выдача чеков именно в этом случае обязательна для УО/ТСЖ/ЖСК.

Изменение в работе по приему платежей за ЖКХ

Алгоритм работы с онлайн кассой для организаций ЖКХ будет следующий

1. Собственник  получает квитанцию и вносит квартплату любым удобным способом: наличным или безналичным платежом.
2. Деньги плательщика поступают на расчетный счет организации ЖКХ.
3. Бухгалтер разносит платежи по плательщикам и статьям услуг в 1С Бухгалтерия или другой специализированной программе.
4. Учетная программа передает данные в онлайн-кассу.
5. Онлайн-касса обрабатывает платеж, сохраняет информацию в фискальный накопитель, формирует чек и передает информацию о платеже в ОФД. По закону обрабатывать и передавать чек в ОФД нужно за сутки с получения информации о платеже, например, из реестра банка.
6. ОФД отправляет чек в ФНС.
7. Бухгалтер или программа отправляет чеки плательщикам по электронной почте и SMS. Если контактов собственника нет, чек не отправляют, а выдают по запросу. Чек должен быть отправлен плательщику в течение суток. Авансовые платежи выбивают отдельным чеком. Если плательщик спутал номер лицевого счета и отправил деньги по ошибке, печатают чек возврата на правильный счет. При поступлении средств на расчетный счет от плательщика, которого невозможно распознать, средства находятся на счете до установления личности. Чек нужно пробить как авансовый, после идентификации выставляется чек на зачет аванса.

Какую кассу выбрать для УК, ТСЖ, ЖСК и ТСН?

Есть несколько вариантов работы с онлайн кассой — кассу можно взять в аренду либо приобрести в собственность.

Аренда облачной кассы

Суть этой услуги сводится к тому, что физически арендуемая касса будет располагаться в дата центре продавца. Вы подпишите договор аренды и выкупите фискальный накопитель. Стоимость аренды онлайн-кассы составляет примерно 2000 рублей в месяц. Как правило, организации, предоставляющие подобную услугу, помогут вам в регистрации кассы, предоставят бесплатный контракт с ОФД и будут оказывать сервисную поддержку.

Куда можно обратиться за арендой кассы для ЖКХ?

• 1С — Рарус. Старейший опытный разработчик ПО. Здесь же можно приобрести программу для услуг ЖКХ. https://rarus.ru
• Дримкас. Один из ведущих производителей онлайн-техники в России. https://dreamkas.ru

Подключение кассы к учетной системе

Если у вас уже учетная программа, то можно к ней подключить фискальный регистратор.  Например, если у вас есть программа 1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК, то к ней можно подключить онлайн-кассу. Любая онлайн-касса от АТОЛ подойдет для этой цели.

Штрафы для УК, ТСЖ, ЖСК и ТСН, работающих без онлайн-кассы

За проведение платежей без кассы с 1 июля предусмотрены штрафы для компаний от 30 000 рублей. На должностных лиц штраф будет возлагаться в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее десяти тысяч рублей.