Как автоматизировать бизнес так, чтобы не было мучительно больно и дорого

Самым серьезным разочарованием собственника предприятия, решившегося на автоматизацию своего бизнеса, является то, что по итогу внедрения затраченные средства никак не окупаются, персонал не работает как предполагалось, порядка не стало больше. Деньги выброшены впустую. Каким образом избежать такого печального итога? С чего начать это важное мероприятие  — автоматизация торговли и склада? Рассмотрим важнейшие моменты.

Выбор интегратора

К этому вопросу нужно подойти особенно ответственно. То, как в дальнейшем будет работать ваш автоматизированный магазин/ресторан, во многом определяется тем, как будет выполнено внедрение, как в дальнейшем будет осуществляться техническая поддержка системы.
Во-первых, компания должна уже какое-то время существовать на рынке it-услуг. Тогда вы сможете уточнить в каких проектах участвовали специалисты компании, был ли опыт внедрения предлагаемого вам решения. Поинтересуйтесь наличием сертифицированных специалистов. В компании-профессионале они точно есть. Полезным может быть узнать о клиентах компании. Как правило, у каждой компании есть клиенты, которыми они гордятся (крупные, на слуху). Вам (если вы не крупный, и не на слуху) знать о таком сотрудничестве интересно только в одном смысле — да, это вполне надежная компания, коль с ней работали такие лидеры, гиганты и монолиты. А на деле нужно интересоваться рядовыми внедрениями, таким же клиентам, как и вы. Если есть возможность, посетите эти объекты, поинтересуйтесь как идет работа, все ли устраивает, как долго длится сотрудничество. Желательно, посетить не один объект. Это важно. Стоит помнить, что проблемы могут возникать у любой компании (с любым оборудованием, с любыми программами). Главное-как быстро и на сколько качественно эти проблемы решаются.
Не стоит связываться с фрилансерами. Большинство таких вот самозанятых специалистов работают без договора. То есть важнейший момент интеграции вы доверяете человеку, который не несет никакой ответственности перед вами. Опять же, в какой-то момент он может просто пропасть из вашего поля зрения, не завершив проекта, либо отказавшись вас обслуживать.

Какую программу выбрать для учета в магазине?

При обсуждении предстоящего проекта менеджер компании-интегратора должен задать вам много вопросов. А вы должны быть готовы на них ответить. Нужно подробно обсудить структуру вашего предприятия и все бизнес-процессы — протекающие либо запланированные. Нужно учесть каждое автоматизированное рабочее место: должность, бизнес-процессы, которыми будет заниматься сотрудник. Чем полнее вы изложите пожелания, чем больше вопросов задаст вам проектный менеджер — тем вероятнее, что решение будет подобрано верно. Полезно посетить демонстрацию программного продукта (увидеть “товар лицом”), поработать в тестовой базе. Не секрет, что функционал программ для определенного сегмента примерно одинаков. Нужно обращать внимание на удобство работы, на отзывы пользователей, на оперативность поддержки разработчика. Изменения в законодательстве (ЕГАИС, изменения в ФЗ-54) требуют быстрой своевременной реакции разработчика на эти новые веяния. Если разработчик реагирует вяло и в последний момент — это дополнительный стресс для вас (что делать? искать другое ПО?). Если он выпускает дорогие платные обновления — дополнительные траты. Программа должна быть с открытым кодом. Это нужно для того, чтобы в случае появления у вас индивидуальных “хотелок” интегратор мог сам дописать под ваши нужды конфигурацию.

Выбор оборудования для автоматизации торговли

Желание сэкономить на приобретении торгового оборудования для магазина, как правило, достаточно быстро выходит владельцу боком. Не стоит выбирать для плавания в бушующем море хлипкую лодку. Она утонет.
Доверяйте проверенным брендам. Лидеры рынка давно определились. У любого поставщика оборудования есть и недорогие (но качественные, проверенные) модели оборудования. Недорогие — это, как правило, модели закрывающие минимальные потребности клиента, рассчитанные на предприятия с низкой пропускной способностью. Например, если вы пробиваете в день около 500 чеков, приобретать контрольно-кассовую технику, рассчитанную на 100 чеков — очень неправильное решение. Сэкономив изначально при покупке, вы постоянно будете нести финансовые потери — от неполученной прибыли от ушедших от вас покупателей до постоянных затрат на ремонт техники и последующее приобретение соответствующей модели.
Заказ дешевых китайских моделей также рискован. Во-первых, нет гарантий на такое оборудование. Во-вторых, не всегда эти модели совместимы с вашими программами, не всегда есть драйвера под это оборудование.

Приобретая б/у оборудование для автоматизации магазина вы также рискуете. На такое оборудование не будет гарантии, возможный ремонт техники может быть очень дорогим.

Отказ от обучения персонала

И последнее из основных “неоправданных” трат. Обучение персонала — обучение кассиров, продавцов, администраторов, бухгалтеров, бухгалтеров-калькуляторов. Многие владельцы магазинов, ресторанов хотят сэкономить на этом важном пункте. Такой подход чреват тем, что необученный (или плохо обученный) персонал элементарно не сможет работать в системе. Либо будет работать так, как ему кажется правильным. В результате — отчеты будут не соответствовать фактическому положению дел, многие важные моменты (работа с ЕГАИС, например, здесь очень много ошибок допускает персонал) будут упущены. Смысла в такой автоматизации нет никакого-вместо упорядочения работы вы получите еще больший беспорядок в учете (плюс потраченные зря деньги). Обучение должны проводить опытные сотрудники интегратора (индивидуально для небольшой группы и под запись). По итогу обучения желательно провести экзамен среди персонала.