Как правильно принять товар в магазине? Инструкция для начинающих

Единых правил для приемки товаров в магазинах нет. Это внутреннее дело каждого торгового объекта. Но часто бывает, что неопытные розничные продавцы неправильно принимают товар на склад. Впоследствии, в результате неверной приемки, бизнес несет даже финансовые потери. О том, как правильно делать приемку товара в магазине, читаем в статье.

Этапы приемки товара в магазине

Этапы приемки товара могут выглядеть следующим образом.

Этап заключения договора

Между магазином и поставщиком желательно заключить договор поставки. Этот документ станет для вас основным аргументом, если вдруг одна из сторон нарушит обязательства и дело дойдет до суда. В стандартном договоре обычно подробно прописывают обязанности сторон, перечень товаров, сроки поставки товара, цены, сопроводительную документацию, ответственность поставщика и заказчика в случае нарушения договоренностей.

В договоре также могут быть прописаны особые условия для контрагента. Например, магазин может получать свой товар на условиях постоплаты. То есть, оплату партии товара поставщик получает после факта поставки — через несколько дней или в конце месяца.

Этап оформления заказа и оплаты поставщику

Логист, товаровед или кладовщик (а иногда и сам владелец) формирует заказ поставщику. Оформление заказа может быть разными способами. Например, можно отправлять заказы по электронной почте. Или передавать их по телефону. Или даже сразу приезжать к поставщику на склад за товаром и там сделать запрос. Заказы поставщикам автоматизированные магазины формируют в своих учетных программах (1С, Астор, Далион, МойСклад и пр.). Далее на основании этих заказов будет сформировано поступление товара.

В некоторых программах есть функция автозаказа. Эта возможность позволяет автоматически создавать заказы на закупку и отправлять их поставщикам.

После выставления счета магазин оплачивает заказ. Но условия на разных предприятиях бывают тоже разными. Выше мы уже писали о схеме с постоплатой.

Этап приемки товара

По факту оплаты (или по иным условиям договора) поставщик привозит свой товар в магазин. Время приемки важно оговорить заранее — если у вас нет специально выделенного для этой цели сотрудника, могут возникнуть проблемы. Лучше договориться, чтобы экспедиторы поставщика заранее предупреждали о своем приезде. Например, за полчасу звонили в магазин. Продавцы за это время могут подготовить место, в котором будет складироваться товар и выделить человека, ответственного за прием груза.

Очень важно, чтобы ответственный человек принял груз правильно. Сверил номенклатуру и ее количество с тем, что указано в заказе и сопроводительных документах.

Основные ошибки, которые происходят при приемке — это когда сотрудники в спешке не пересчитывают принимаемый товар. А позже, при оформлении документа поступления выясняется, что товара меньше, чем указано в приходной накладной.

Важные моменты:

• Весовой товар при приемке необходимо взвешивать.
• При выявлении несоответствия в сопроводительных документах и того, что привезли фактически обязательно составляется акт расхождения о количестве.
• При выявлении брака после оформления поступления, необходимо как можно быстрее оповестить об этом поставщика. Упаковку при этом следует постараться максимально сохранить. Проверить качество поставленного товара можно в течение суток — у скоропортящихся продуктов, до 10 дней — у прочих товаров.
• Можно выборочно проверить поставляемый товар, аккуратно вскрыв упаковку. Особенно это важно сделать, если поставщик новый и доверия не приобрел.

Этап подписания документов

Какие документы вы должны получить от поставщика?

Основной документ — это “Накладная ТОРГ-12” . В этом документе указываются данные о поставщике и плательщике, о том, сколько и каких товаров было поставлено, их стоимость. Подписав Торг-12 вы соглашаетесь, что приняли товар в указанном количестве. Привозится в двух экземплярах — для вас и поставщика.

Если товар к вам привозят на автотранспорте, то будет выдана “Товарно-транспортная накладная (ТТН)”. В такой накладной будет дополнительно указан маршрут и транспортные услуги. Привозится в двух экземплярах — для вас и поставщика.

Документ “Счет-фактура” подтверждает факт того, что поставщик доставил груз, а магазин его своевременно оплатил. Счет-фактуры предприятия на НДС хранят и прикладывают к декларации дабы платить меньше налогов. Привозится в одном экземпляре — для вас.

Поставщик может вам вместо счет-фактуры и ТОРГ-12 предоставить Универсальный передаточный документ. Этот УПД проходит как сопроводительный документ и служит документом отчетности для налоговой.

Подписать документы может доверенное лицо — с печатью и подписью, либо по доверенности при предъявлении паспорта (тогда печать не нужна).

Этап оприходования товара и передачи его на продажу

Вновь прибывший товар необходимо приходовать. В товароучетной системе создается документ “Поступление товара”. После проведения документа товар появится на складе магазина и можно назначать на него розничные цены. Можно наценять отдельную категорию товара на фиксированный процент, а можно назначать цены на каждый товар индивидуально. Стоит только помнить, что на отдельные товары существует МРЦ (максимальная и минимальная розничная цена).

После назначения цен товар выносят в зал на выкладку для реализации.